¿Por qué el ciclo PHVA sigue siendo el corazón de la Norma ISO 9001?

A lo largo del tiempo, muchas herramientas y metodologías han ido y venido en el mundo de la gestión empresarial. Sin embargo, hay una que ha resistido el paso de los años, los cambios tecnológicos y las exigencias del entorno competitivo: el ciclo PHVA.

Más allá de ser una secuencia de pasos, Planificar, Hacer, Verificar y Actuar representa un enfoque de pensamiento sistémico y estratégico, que hoy sigue siendo el corazón de la norma ISO 9001:2015, el estándar internacional más utilizado para gestionar la calidad en organizaciones de todo tipo y tamaño. En este artículo descubrirás, qué  es el ciclo PHVA y por qué es tan poderoso en los sistemas de gestión de la calidad 9001:2015.

¿Qué es el ciclo PHVA y cuál es su propósito?

El ciclo PHVA (también conocido como ciclo de Deming) es una herramienta de gestión empleada con fines de mejora que presenta la particularidad de no tener un fin, del mismo destaca que la mejora no es un acto único, sino un proceso continuo basado en observar, aprender y ajustar.

Este ciclo se basa en cuatro etapas fundamentales:

• Planificar (P): En esta etapa se busca identificar oportunidades, establecer objetivos y diseñar los procesos necesarios para alcanzar los resultados deseados.
• Hacer (H): La misma tiene como objetivo implementar lo planificado. Ejecutar los procesos, capacitar al personal y recolectar datos relevantes.
• Verificar (V): Su objetivo se orienta en medir y monitorear los resultados frente a los objetivos. ¿Qué funcionó? ¿Qué no?
• Actuar (A): Finalmente esta fase busca tomar decisiones basadas en el análisis. Establecer mejoras, estandarizar buenas prácticas y preparar el próximo ciclo.

Este enfoque circular y dinámico (Ver Figura 1), permite que las organizaciones evolucionen continuamente, aprendiendo de su propia experiencia. Por eso, es mucho más que un modelo de control: es una filosofía de gestión.

El siguiente video  ilustra qué es el ciclo PHVA y sus etapas claves.

¿Cómo se integra el ciclo PHVA en la Norma ISO 9001:2015?

Cuando estudiamos cómo está estructurada la norma ISO 9001:2015, encontramos que el ciclo PHVA no está mencionado explícitamente en todos los capítulos, pero está implícito en cada parte del sistema de gestión.

La secuencia lógica de la norma sigue el PHVA:

• Planificar: Capítulo 4 (Contexto de la Organización), Capítulo 5 (Liderazgo) y Capítulo 6 (Planificación)..
• Hacer: Capítulo 7 (Apoyo) y 8 (Operación).
• Verificar: Capítulo 9 (Evaluación del Desempeño).
• Actuar: Capítulo 10 (Mejora).

Este diseño permite al sistema de gestión ser coherente, cíclico y enfocado en resultados, manteniendo una estructura lógica y adaptable a cualquier tipo de organización.

Además, la versión 2015 de la norma refuerza el pensamiento basado en riesgos, lo que convierte al ciclo PHVA en una herramienta aún más estratégica, al combinarlo con la anticipación de eventos no deseados.

Errores comunes al aplicar el ciclo PHVA 

Aunque el ciclo PHVA es ampliamente conocido, no siempre se aplica correctamente. Muchos sistemas de gestión fracasan no por desconocimiento del ciclo, sino por su aplicación mecánica o incompleta.

En mi experiencia profesional me he encontrado con algunos errores frecuentes y repetitivos,  que he observado en la práctica:

 1. Planificar sin analizar el contexto

Muchas organizaciones “planifican” repitiendo lo que hicieron el año anterior, sin evaluar el entorno, los riesgos ni las necesidades reales. Para evitar lo anterior es recomendable integrar herramientas como el análisis FODA, el enfoque basado en riesgos o el análisis del contexto externo e interno.

 2. Hacer sin documentar, ni capacitar

Implementar sin establecer procedimientos claros o sin formar al personal lleva a la improvisación. Es por ello que resulta fundamental asegurar que los procesos están definidos, comunicados y respaldados por personal con las competencias requeridas.

3. Verificar sin objetividad

A veces, las organizaciones “verifican” para cumplir con un requisito, sin usar indicadores ni herramientas de análisis serias. En ese sentido resulta imperioso el establecimiento de indicadores relevantes, hacer seguimiento con datos y utilizar herramientas como el análisis causa raíz.

4. Actuar sin cerrar el ciclo

Muchas veces se identifican hallazgos y se plantean mejoras, pero no se implementan ni se evalúan sus resultados. Es por ello que documentar las acciones tomadas, evaluar su efectividad y retroalimentar los procesos constituyen un imperativo en el ámbito del sistema de gestión de la calidad.

 El PHVA como cultura organizacional

Aunque con frecuencia se presenta como una simple secuencia de pasos operativos, el verdadero poder del ciclo PHVA radica en su capacidad para estructurar el pensamiento estratégico de una organización.

En contextos de alta complejidad, como los que enfrentan las industrias actualmente, el PHVA ofrece una forma clara de:

• Comprender el entorno antes de actuar (Planificar con información, no con intuición).
• Ejecutar con coherencia, evitando decisiones aisladas o desconectadas de los objetivos.
• Evaluar sistemáticamente el impacto de lo que se hace.
• Ajustar rápidamente sin perder el rumbo, incorporando el aprendizaje continuo.

Cuando las organizaciones adoptan el PHVA como lógica de gestión, sus planes dejan de ser documentos decorativos y se convierten en instrumentos vivos que guían decisiones, asignan recursos y permiten adaptarse con agilidad a los cambios.

Esta estructura favorece además la alineación de todos los niveles jerárquicos, desde la dirección estratégica hasta la operación diaria, generando sinergia y sentido de propósito compartido

Finalmente tenemos que destacar, que un objetivo clave de la norma ISO 9001: 2015 es instaurar sistemáticamente el ciclo PHVA con la adopción de los sistemas de gestión de la calidad, este enfoque impulsa una cultura de calidad genuina, en la que cada persona entiende que su rol impacta en los resultados, y que siempre hay espacio para mejorar, aprender y crecer.

¿Y tú? ¿Estás listo para convertir el PHVA en una herramienta de transformación en tu entorno profesional?

Referencias

1. International Organization for Standardization. (2015). ISO 9001:2015 – Quality management systems — Requirements. ISO. https://www.iso.org/standard/62085.html
2. Deming, W. E. (1986). Out of the Crisis. MIT Press.
3. Juran, J. M., & Godfrey, A. B. (1999). Juran’s Quality Handbook (5th ed.). McGraw-Hill.
4. Goetsch, D. L., & Davis, S. B. (2016). Quality Management for Organizational Excellence: Introduction to Total Quality (8th ed.). Pearson.
5. American Society for Quality (ASQ). (2015). Plan-Do-Check-Act (PDCA) Cycle.