Cuando comencé mi carrera como consultor en sistemas de gestión de la calidad, uno de los errores más comunes que observé en las organizaciones era la creencia de que “más papeles equivalen a más calidad”. He visto empresas sumidas en un mar de documentos que nadie lee, procedimientos que apenas se entienden y registros acumulando polvo en estanterías o saturando servidores digitales. Ya basta del exceso de documentación.
Sé que esta situación puede resultar frustrante porque la he vivido junto a decenas de equipos gerenciales e impacta directamente en la productividad operativa. Sin embargo, quiero compartir contigo que un sistema de gestión de la calidad ISO 9001 no trata de coleccionar papeles, sino de crear valor, optimizar procesos y facilitar el cumplimiento de objetivos estratégicos.
A continuación comparto contigo como ha sido mi experiencia de más de 25 años trabajando con empresas de diferentes sectores, para ayudarte a evitar este error tan común y orientarte hacia un sistema ágil y efectivo.
El mito del “entre más documentos, mejor”
Es fácil caer en la trampa. La presión por cumplir con los requisitos de la norma puede llevar a las organizaciones a documentar todo, incluso lo innecesario, creyendo que eso garantiza la certificación o una auditoría exitosa. Pero, ¿qué sucede realmente?
- Sobrecarga operativa: Procesos ralentizados porque los empleados tienen que seguir procedimientos extensos e ineficientes.
- Pérdida de foco: El equipo se concentra más en llenar formatos que en cumplir objetivos estratégicos.
- Falta de uso real: Documentos que no agregan valor y se convierten en un requisito administrativo más que en una herramienta útil.
Documentar no es lo mismo que gestionar
ISO 9001, en su versión 2015, enfatiza la importancia de la gestión basada en procesos, con un enfoque en resultados y mejora continua. Si bien se requiere cierta documentación, la norma da libertad para decidir qué es realmente necesario según el contexto de cada organización.
Desde mi perspectiva, el problema no radica en la norma, sino en la interpretación que muchas veces hacemos de ella. Hemos aprendido que un enfoque eficiente en la documentación no solo aligera la carga administrativa, sino que también contribuye a la optimización de procesos y mejora significativamente la productividad operativa.
Cómo evitar el exceso de documentación
Te comparto las claves que, a lo largo de mi experiencia, han demostrado ser efectivas:
1. Enfócate en los procesos clave: No todo necesita ser documentado.
2. Documenta lo justo y necesario: Evita incluir información redundante o procedimientos complejos.
3. Utiliza herramientas digitales inteligentes: Hoy en día, existen plataformas y softwares diseñados para gestionar documentos de manera eficiente dentro de un sistema de gestión documental moderno y flexible.
4. Capacita a tu equipo: Un sistema eficiente no funciona si las personas no entienden cómo usarlo.
5. Revísalo todo regularmente: Las organizaciones cambian, y sus sistemas también deberían hacerlo. Implementa revisiones periódicas para eliminar documentos obsoletos y actualizar aquellos que necesiten ajustes.
6. Adopta un enfoque práctico durante las auditorías: Las auditorías internas o externas no buscan pilas de papeles, sino evidencia de que los procesos funcionan.
Lecciones desde un caso real
Recuerdo un caso en particular en el que trabajé con una empresa manufacturera que estaba al borde del colapso documental. Habían implementado 27 procedimientos para un solo proceso. Después de un análisis detallado, logramos simplificar todo a cinco procedimientos esenciales. ¿El resultado? Menos tiempo perdido en papeleo, empleados más productivos, mejor tiempo de respuesta a los requerimientos y una certificación ISO 9001 sin problemas.
Este ejemplo refuerza que la clave está en la simplicidad y en mantener un enfoque constante en los objetivos del negocio.
Conclusión: Calidad con sentido y eficiencia
Si sientes que tu sistema de gestión de la calidad está ahogándose en papeles, recuerda: la clave no está en hacer más, sino en hacerlo mejor. Documentar lo necesario, implementar un sistema de gestión eficiente, y apostar por la optimización de procesos son pasos fundamentales para construir un sistema que realmente aporte valor. No olvides capacitar a tu equipo.
Descubre cómo convertir la gestión de calidad en una herramienta estratégica para el éxito empresarial. ¡Descubre nuestro Diplomado “Programa Gerencial en Implantación de Sistemas de Gestión de la Calidad ISO 9001!
Porque la calidad no está en los papeles; está en los resultados.
¿Quieres aprender más sobre cómo simplificar y potenciar tu sistema de gestión de la calidad? ¡Comparte tus preguntas y experiencias en los comentarios! Tu opinión puede inspirar a otros profesionales a alcanzar la excelencia
Respuestas