En el mundo de la ingeniería y la gestión de proyectos, cada proyecto deja a nivel personal y colectivo aprendizajes: algunos éxitos valen la pena replicarlos mientras que los errores no deben repetirse. Sin embargo, lo que realmente marca la diferencia entre una organización promedio y una que evoluciona continuamente es la capacidad para transformar la experiencia en conocimiento útil.
Ahí radica el poder de las lecciones aprendidas, un componente importante de la mejora continua y de la gestión del conocimiento organizacional.
Qué son las lecciones aprendidas y por qué importan
Las lecciones aprendidas representan el conocimiento derivado del análisis sistemático de las experiencias de un proyecto, tanto positivas como negativas, con el propósito de mejorar el desempeño futuro. Constituyen un componente esencial del aprendizaje organizacional, al transformar la experiencia en información procesable que guía decisiones y acciones concretas.
Según Medellín (2002), citado por Díaz, Fraile, Rodríguez y Giraldo (2015), la gestión del conocimiento implica la capacidad de una organización para crear, almacenar, difundir y aplicar activos intelectuales, alineándolos con su estrategia y procesos clave. En este marco, las lecciones aprendidas se consolidan como uno de los principales mecanismos para materializar dicha gestión.
De acuerdo con el Project Management Institute (PMI), las lecciones aprendidas son activos organizacionales que permiten crear, compartir y reutilizar conocimiento a lo largo del ciclo de vida de los proyectos, fortaleciendo la eficacia y sostenibilidad de los resultados. En la misma línea, Rowe (2007) sostiene que la madurez organizacional en gestión de proyectos se mide por la capacidad para capturar, analizar y reutilizar sistemáticamente esas lecciones en toda la organización.
La base de conocimiento como columna vertebral
Toda lección aprendida tiene valor solo si puede almacenarse, recuperarse y aplicarse. Aquí entra en juego la base de conocimiento organizacional, que el PMBOK define como el conjunto estructurado de información obtenida a través de la experiencia de proyectos pasados.
Esta base no es un simple repositorio de datos, sino una plataforma de inteligencia organizacional, donde las lecciones se transforman en buenas prácticas, procedimientos y estrategias de mitigación de riesgos.
Fases del Proceso de Gestión de Lecciones Aprendidas
La literatura especializada, en concordancia con los aportes de Rowe (2007), Comino (2017) y el Project Management Institute (PMI), coincide en que las lecciones aprendidas deben gestionarse como un proceso continuo e integrado dentro del ciclo de vida del proyecto, no como una actividad aislada al cierre.
Un modelo de gestión efectivo contempla las siguientes fases:
1. Generación y Adquisición
En esta fase se genera y obtiene nuevo conocimiento derivado de la experiencia del proyecto. Implica la observación, reflexión y análisis crítico de los eventos, tanto positivos como negativos, que se producen durante la ejecución.
Se incluye en esta fase la creación de conocimiento a partir de la experimentación y la innovación y la adquisición formal de hallazgos clave, incidentes o situaciones relevantes documentadas durante el ciclo de vida del proyecto.
2. Captura y Almacenamiento
Consiste en registrar y organizar de forma sistemática la información validada. El conocimiento generado debe documentarse con precisión, utilizando formatos estandarizados (formularios, reportes técnicos, bases de datos, etc.).
Posteriormente se almacena en un Repositorio de Conocimiento Corporativo, estructurado e indexado para facilitar su búsqueda, trazabilidad y recuperación futura.
3. Transferencia e Intercambio
Esta etapa asegura que el conocimiento almacenado circule dentro de la organización y llegue a quienes pueden aplicarlo.
La transferencia puede realizarse a través de sesiones de retroalimentación, talleres de difusión, boletines técnicos o plataformas colaborativas digitales.
4. Aplicación y Recuperación
En esta etapa el conocimiento se pone en acción. Los equipos recuperan las lecciones pertinentes del repositorio y las aplican en la planificación y ejecución de nuevos proyectos, la resolución de problemas recurrentes o la formación del personal.
5. Retroalimentación y Evaluación
Esta fase cierra el ciclo de aprendizaje. Se evalúa el impacto de las lecciones aplicadas para determinar su efectividad y beneficio real (por ejemplo, reducción de costos, mejora de calidad o incremento de seguridad).
De acuerdo con Rowe (2007), la eficacia de estas fases depende de desarrollarlas dentro de un entorno de aprendizaje institucionalizado, donde la cultura organizacional incentive compartir experiencias sin penalizar los errores, promoviendo así un aprendizaje colectivo y sostenido.
Lecciones aprendidas y mejora continua
Integrar las lecciones aprendidas al ciclo PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) es la vía más efectiva para convertir la experiencia en una fuente sostenida de mejora. En la práctica, esto significa:
- Planificar con base en las experiencias previas documentadas.
- Hacer incorporando las mejores prácticas y mitigando errores pasados.
- Verificar los resultados mediante indicadores de desempeño.
- Actuar ajustando procedimientos y estándares internos.
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Recomendaciones para implementar un sistema eficaz
A partir de la experiencia práctica en el sector industrial y los aportes teóricos de autores como Rowe y Comino, pueden resumirse algunas buenas prácticas:
- Establecer un proceso formal de lecciones aprendidas desde la fase de planificación.
- Designar responsables de captura y análisis dentro del equipo de proyecto.
- Fomentar una cultura de confianza que promueva compartir aprendizajes sin sanción.
- Utilizar herramientas digitales colaborativas para documentar y consultar la base de conocimiento.
- Integrar las lecciones aprendidas a los programas de capacitación y a los procesos de mejora del sistema de gestión.
Cuando se gestionan correctamente, las lecciones aprendidas se convierten en una ventaja competitiva sostenible, impulsando la innovación, la eficiencia y la madurez organizacional.
Conclusiones
El verdadero valor de las lecciones aprendidas no está en el documento final, sino en su capacidad de transformar la forma en que una organización piensa y actúa. Aprender de los proyectos pasados no es una opción, sino una necesidad estratégica para mantener la confiabilidad operativa, la mejora continua y la resiliencia organizacional.
Referencias
- Comino López, M. (2017). Método para la elaboración de lecciones aprendidas. PMI Madrid Chapter. https://pmi-mad.org/socios/articulos/metodo-para-la-elaboracion-de-lecciones-aprendidas
- Díaz, C., Fraile, D., Rodríguez, D. y Giraldo G. (2015). Hacia la excelencia en la gerencia de proyectos a través del proceso de lecciones aprendidas. Revista Científica, 23, 82-97. https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=504373197008
- Project Management Institute (PMI). (2021). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 7th Edition.
- Rowe, S. F. (2007). Lessons learned: Taking it to the next level. Project Management Institute. https://www.pmi.org/learning/library/lessons-learned-taking-next-level-7387
- Visbal,F., Villa, J. (2020). Design of a Management System for Lessons Learned for Project Management. (DOI): http://dx.doi.org/10.18687/LACCEI2020.1.1.220
Acerca de la autora
Aracely Henríquez es Ingeniera Industrial, con Máster en Gerencia de Empresas y Doctorado en Ciencias Gerenciales. Su trayectoria profesional abarca la docencia universitaria a nivel de pregrado y postgrado. En el ámbito investigativo, se ha destacado como investigadora en el área gerencial, realizando valiosos aportes al conocimiento en este campo. Adicionalmente, ha brindado asesoría organizacional a diversas empresas en las áreas de planificación estratégica y productividad, contribuyendo al crecimiento y éxito de las mismas. Sus logros académicos incluyen la publicación de artículos científicos en reconocidas revistas académicas internacionales.
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